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Betriebsführung

Vier große Kisten für das Aufräumen

von , am
10.07.2013

Ohne Büroarbeit kann heute kein Betrieb mehr existieren. Um die Arbeit dort zu vereinfachen, Übersicht, Ordnung und Klarheit in die Unterlagen zu bringen, hier Tipps aus der Praxis.

Hier lohnt sich das Aufräumen; es gibt viel zu tun. © Auerswald
Der Landwirt Hubert P. stellt seinen Bulldog ab. Nach 14 Stunden zwischen Stall, Feld, Biogasanlage und Werkstatt möchte er nur noch essen, duschen, schlafen.

Unterwegs in die Küche, fällt sein Blick durch die offene Bürotür auf den Schreibtisch. Abenteuerlich hoch türmen sich darauf etliche Papierberge. "Verdammt, die Anträge sollte ich schon längst weggeschickt haben!" flucht Hubert. "Sonst endet es wieder wie vor drei Jahren." Damals gab es nämlich eine mittlere Katastrophe. Wegen eines versäumten Termins hatte er auf einen Teil der Zuschüsse verzichten müssen. Das hatte die Familie hart getroffen.
Seine Frau Dagmar wartet in der Küche mit dem Abendbrot. Wie jeden Tag ist sie auch heute um halb fünf aufgestanden. Nach dem Stall frühstückte sie schnell mit ihren Kindern und brachte anschließend die zwei "Großen" zum Schulbus. Die zweijährige Leni fuhr im Kinderwagen mit. Während die Kleine Mittagschlaf hielt, machte sich Dagmar an die Büroarbeit. Sie überwies die fälligen Rechnungen, gab die Bestellung für den Hofladen durch und vereinbarte einen Termin beim Kinderarzt. Und dann kam die elende Sucherei. Der Impfpass von ihrem Sohn war einfach weg! Verzweifelt schichtete sie Stapel um Stapel um. Einige Papiere rutschten über die Tischplatte und verteilten sich auf dem Boden. Beim Abendbrot beklagt sie sich bei ihrem Mann. "Verdammter Papierkram! Du musst Dich auch mehr um das Büro kümmern!" Da braust Hubert auf: "Ja bin ich denn ein Büro-Bauer oder was?"

Familie P. ist kein Einzelfall. Denn auch vor der Landwirtschaft macht die Papier- und Informationsflut keinen Halt. Die Verordnungen ändern sich ständig, die Anträge werden immer komplizierter, der Schriftverkehr wächst. Fördermittel stellen einen wichtigen Teil des Einkommens dar.

Bevor Sie nun wildentschlossen mit einer „Büroaktion“ beginnen, informieren Sie sich über die Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente. Für Steuerunterlagen gilt z.B. die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die Aufzeichnungen sollen sieben Jahre (zur Düngung) bzw. drei Jahre (zum Pflanzenschutz) aufgehoben werden. Weitere Informationen gibt es beim Steuerberater.

Zuerst entrümpeln und dann gezielt aufräumen

Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass Sie mindestens zwei Stunden ungestört bleiben. Am besten schalten Sie das Telefon auf den Anrufbeantworter um und das Handy aus.

Nehmen Sie sich am Anfang nicht zu viel auf einmal vor. Lieber kleine "Portionen" zu Ende bringen - das schenkt Ihnen neue Energie und Lust auf mehr.

Zuerst räumen Sie Ihren Schreibtisch frei. Dazu brauchen Sie vier große Kisten. Und nun nehmen Sie einen Gegenstand nach dem anderen in die Hand und entscheiden schnell, in welche Kiste er kommt.

Was überflüssig, kaputt, hässlich und unpraktisch ist, kommt in Kiste 1 (Abfall).
Was nicht in das Büro gehört, kommt in Kiste 2.
Unterlagen, die abgelegt werden sollen, kommen in Kiste 3 (Ablage).
Was bearbeitet werden muss oder nicht fertig ist, kommt in Kiste 4 (Wiedervorlage).

Die Tischplatte räumen und gründlich säubern

Versuchen Sie nicht während des Sortierens, irgendetwas anderes zu erledigen oder zu organisieren.

Es lenkt ab, Sie kommen aus dem Rhythmus und werden nicht fertig. Nachdem Sie die Tischplatte vollkommen leer geräumt haben, säubern Sie sie gründlich und stellen nur das darauf, was wirklich hingehört:

Telefon,
Monitor,
Tastatur und PC-Maus,
Briefkorb für Postein- und ausgang,
Terminkalender,
Notizzettel oder ein Block,
einige wenige Schreibgeräte.

Alles andere kommt in Schubladen, Schränke oder Regale. So bleibt die Tischfläche zum Arbeiten frei.

Den Abfall aus Kiste eins bringen Sie sofort weg (bitte trennen Sie dabei Papier, Wertstoffe und Restmüll).
Die Sachen aus Kiste zwei bringen Sie dorthin, wo sie hingehören.
Unterlagen aus Kiste drei legen Sie an der richtigen Stelle ab.
Dokumente zur Bearbeitung sortieren Sie in die Wiedervorlage ein.

Das "Vier-Kisten-System" können Sie auch für Schubladen, Regale, Schränke, Fensterbretter, Raumecken und Fußboden benutzen. Räumen Sie nach und nach auf, bis Ihr Büro ordentlich, sauber und frei vom Gerümpel ist.

Um in Zukunft alles schnell wiederzufinden, ist es notwendig ein klares System in die Ablage zu bringen. Trennen Sie zuerst private und geschäftliche Papiere. Legen Sie sinnvolle Kategorien (Sachbereiche) für Ihre Akten fest. Orientieren Sie sich dabei an den Arbeitsbereichen auf Ihrem Hof. Folgende Fragen können Ihnen dabei weiterhelfen:

Wofür wird es benötigt?
Was brauche ich in diesem Zusammenhang noch?
Wie oft wird es gebraucht?
Wann hatte ich es das letzte Mal in der Hand?

Farben erleichtern die Orientierung. Ich empfehle Ihnen für jeden Sachbereich eine Farbe für die Aktenordner zu bestimmen. Legen sie beispielsweise alle Unterlagen zur Pflanzenproduktion in grüne, Viehhaltung in braune, Finanzen und Buchhaltung in blaue Ordner ab. Die Struktur im Büro wird dadurch deutlicher und der Zugriff auf den richtigen Ordner schneller.

Eine klare, sinnvolle und eindeutige Beschriftung ist für das Wiederfinden von Dokumenten entscheidend. Schreiben Sie nicht nur den Sachbereich (wie "Versicherungen") auf das Etikett, sondern auch die Untergruppen (wie Gebäude- und Betriebshaftpflicht, Rechtschutz usw.).

Denken Sie daran, dass sich in den Unterlagen ggf. auch eine Vertretung auskennen muss. Mit der Hand zu beschriften ist schnell, günstig und einfach - vorausgesetzt Ihre Schrift ist gut lesbar.

Bestimmte Vorgänge können nicht gleich bearbeitet werden. Es sind zum Beispiel offene Rechnungen, die zum bestimmten Termin bezahlt werden sollen. Oder Antragsformulare, die Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können. Ebenso kann es ein Brief sein, bei dem Sie auf die Antwort warten. Alle diese „offenen Sachen“ werden in die Wiedervorlage gelegt. Gut geeignet dafür ist eine Kombination aus Hängemappen und Terminkalender.
In den Hängemappen fassen Sie die gleichen Vorgänge zusammen. Vergessen Sie auch hier die sinnvolle Beschriftung nicht:

Offene Rechnungen,
Belege zum Erfassen,
Bestellungen,
Angebote,
Anträge,
Verschiedenes.

Die Termine notieren Sie im Terminkalender. Falls Sie mit dem System noch nicht ganz vertraut sind, schreiben Sie auch den Ablageplatz dazu. Wenn Sie dann z. B. den Eintrag "Förderantrag XY stellen / Mappe Anträge" sehen, wissen Sie genau, was zu tun ist und wo sich die Unterlagen befinden.

Vielleich liegt auch bei Ihnen einiges an Zeitschriften, Zeitungen und anderem Infomaterial, welches Sie noch gerne lesen möchten, herum. Diese Unterlagen kommen alle zusammen auf einen (begrenzten!) Platz. Falls Sie nicht dazu kommen,die alte Zeitung zu lesen bevor die Neue erscheint, werfen Sie sie weg. Interessante Artikel schneiden Sie heraus und heften sie ab. Der Rest wird entsorgt. Nehmen Sie Ihre Abonnements kritisch unter die Lupe. Was nicht gelesen wird, wird abbestellt.

Was Sie oft benutzen, soll von Ihrem Arbeitsplatz aus leicht erreichbar sein. Dokumente, die Sie nicht so oft brauchen, können auf den obersten und untersten Regalböden aufbewahrt werden. Alles, was Sie sehr selten brauchen, können Sie auch außerhalb des Büros lagern. Unterlagen, die Sie langfristig für Kontrollen aufbewahren müssen, kommen ins Archiv. Ein trockener Keller oder der Dachboden sind für diesen Zweck gut geeignet. Verschließbare Plastik-Boxen schützen Ihre Dokumente vor Staub, Feuchtigkeit und Ungeziefer. Beschriften Sie auch hier jeden Behälter möglichst exakt (z.B. Steuerunterlagen 2009, vernichten Ende 2019).

Die Ordnung möglichst auch dauerhaft halten

Mit Ordnung ist es wie mit dem Abnehmen; Wenn Sie nichts ändern, ist bald alles beim Alten. Um einen dauerhaften Erfolg im Kampf gegen das Chaos zu erzielen, machen Sie sich Folgendes zur Gewohnheit:

Eingangskorb täglich bearbeiten. Was nicht gleich erledigt werden kann, kommt in die Wiedervorlage.
Wiedervorlage mindestens einmal in der Woche durchsehen.
Einmal im Jahr einen Aussortier-Termin einplanen. An diesem Tag alle Unterlagen durchgehen und entsorgen, was nicht mehr gebraucht wird.
Und zuletzt noch ein Tipp: Die Arbeit ist erst dann zu Ende, wenn alles wieder auf seinem Platz zurück ist. Die dafür erforderliche Zeit muss mit eingeplant werden.
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