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Kommentar

Digitales Büro: Weg mit dem lästigen Papier

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Cord Leymann, LAND & Forst
am
08.08.2018

Manche Arbeiten schiebt man gerne vor sich her. Dazu gehört auch für viele Bauern die leidige „Büroarbeit“. Doch wie es bei vielen unangenehmen Arbeiten so ist: Sind sie getan, steigt die Laune oft immens. Macht uns die Digitalisierung also glücklicher, weil sie die Büroarbeit erleichtert?

Die Digitalisierung durchdringt alle Branchen. Der permanente Austausch von Daten, die von überall abrufbar sind, verändert Arbeitsplätze und damit auch Unternehmenskulturen. Das ist der Gang der Zeit.

Papier wird nicht verschwinden

Für den einen bedeutet die Arbeit am Laptop anstelle des stationären PCs neue Mobilität. Für den anderen ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Buchführungsfirma per EDV längst Standard. Der Büro-Arbeitsplatz ist für viele schon lange kein fester Ort mehr. Mit Smartphone und Tablet ist man immer und überall erreichbar, auch mit allen negativen Aspekten.

Das Papier im Bauernhof-Büro muss und wird nicht gänzlich verschwinden – auch im digitalen Büro nicht. Der Griff zu Stift und Notizblock geht häufig einfach schneller.

Cord Leymann, Redaktion LAND & Forst

Das papierlose Büro bringt unbestreitbar einige wesentliche Vorteile mit: dazu gehört die Nachhaltigkeit – unter anderem durch geringere Druckkosten – ebenso wie das effizientere Zeitmanagement durch produktive Arbeit.
Außerdem werden Platz und Material gespart, und Mobilität gewonnen. Denn durch die zentrale Ablage in digitaler Form kann man jederzeit und im besten Fall von jedem Ort auf das „Büro“ beziehungsweise die Unterlagen zugreifen.

 

Man muss aber auch Nachteile aufzeigen: Die erste Phase des papierlosen Büros dauert oft länger als einem lieb ist. Dabei ist Planung das A und O. Und auf Betrieben mit Mitarbeitern gilt das alte Sprichwort: Der „Fisch stinkt vom Kopf“. Nehmen Sie als Chef also Ihre Mitarbeiter mit und leben Sie die Digitalisierung im Büro vor. Dabei ist das Thema „Datensicherheit“ sowieso ein großer Block für sich.

Nur nicht verzetteln

Das Ganze erfordert Mut zur Veränderung. Das ist manchmal schwierig und muss gut kommuniziert werden. Sehen Sie es doch einfach positiv: Fangen Sie an! Beginnen Sie mit aktuellen Dokumenten und widmen sich dann archivierten Akten. Die Glückshormone können Sie dann jeden Morgen beim Scannen Ihrer Dokumente spüren.

Wenn Sie der Digitalisierung die Tür öffnen wollen: Mit einem Managementsystem geht es relativ leicht, mit der Unterstützung vom Dienstleister wird es noch einfacher. Und: es gehört eine gehörige Portion Disziplin dazu, sonst verzettelt man sich.

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