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Krisenmanagement

Wenn der Chef ausfällt: So läuft der Betrieb weiter

Hajo Rothe LWK Niedersachsen/Anke Fritz
am
17.03.2016

Jeder denkt es trifft einen nicht, doch dann ist der Notfall da. Der Betriebsleiter fällt aus und keiner weiß wie es weitergeht. Um das zu vermeiden, sollte es in jedem Betrieb einen Notfallordner geben.

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass viele Betriebe für einen Notfall nicht ausreichend vorgesorgt haben. Deshalb weist die LWK Niedersachsen darauf hin, wie wichtig ein betriebsindividueller Notfallordner ist. Er enthält für den Ernstfall alle nötigen Maßnahmen und Daten für den persönlichen und betrieblichen Bereich. Alle wichtigen Informationen - etwa Ansprechpartner, Betriebspläne, Arbeitspläne, Fundstellen für Passwörter und viele weitere Angaben werden dort zentral dokumentiert.

Fristen im Notfallordner dokumentieren

Es hat sich bewährt, das Notfallhandbuch in Form einer Lose-Blatt-Sammlung in einem Ringordner zu führen. Das Handbuch sollte klar in verschiedene Bereiche gegliedert und diese Bereiche in einem Inhaltsverzeichnis aufgelistet werden. Es reicht vollkommen aus, wenn im Notfallordner darauf verwiesen wird, dass beispielsweise eine Übersicht über die Flächen und angebauten Früchte im Ordner "Betriebsprämie" zu finden ist. Besonders wichtig ist es, Fristen zu dokumentieren, zum Beispiel die fristgerechte Abgabe des Antrags für die Dieselrückerstattung oder des Betriebsprämienantrags zu nennen. So lässt sich vermeiden, dass dem Betrieb durch Versäumnisse Geld verloren geht oder sich anderweitige Probleme einstellen.

Lagepläne skizzieren

Ein wichtiger Bestandteil für die Erläuterung der Betriebsabläufe sind die Lagepläne. Ergänzt werden sollten diese Pläne mit weiteren Angaben wie dem Verlauf wichtiger Strom- und Wasserleitungen oder die Lage und Anordnung von Hauptschaltern, Sperrhähnen und Zählerkästen.

Ansprechpartner auflisten

Ansprechpartner sollten in zwei Bereiche aufgeteilt werden. Der erste Bereich sollte diejenigen Personen umfassen, die direkt nach dem Ausfall des Betriebsleiters informiert werden müssen. Wichtig ist es beispielsweise, einen Betriebshelfer zu besorgen, um zumindest die Versorgung der Tiere sicherzustellen.

Der zweite Bereich an Kontaktpartnern umfasst die Personen, die den normalen Betriebsablauf sicherstellen. Dazu zählen Futtermittellieferanten, Molkereien, Landhändler, Viehhändler und sonstige. Hierbei ist es wichtig, den Ansprechpartner zu erreichen, der den Betrieb betreut. Auch das Aufhängen einer gut sichtbaren Telefonliste mit den wichtigsten Telefonnummern im Büro erleichtert der Familie die Arbeit.

Vollmachten hinterlegen

Angehörige oder Bevollmächtigte müssen zudem wissen, wo alle wichtigen Dokumente aufbewahrt werden. Hierzu zählen Versicherungs- und Bankunterlagen. Bedienungsanleitungen sollten auf jeden Fall aufbewahrt, gesammelt abgelegt und durch persönliche Angaben über besondere "Macken" der Maschinen ergänzt werden. In den Bereich der wichtigen Dokumente gehören auch die Vollmachten. Diese sollten schon frühzeitig abgeschlossen werden, um für den Notfall gewappnet zu sein. Die Vollmacht nützt natürlich nur etwas, wenn der Bevollmächtigte davon Kenntnis hat und weiß, wo sie im Notfall zu finden ist.

Tägliche Arbeiten und Dürchführung aufschreiben

Sind nach dem plötzlichen Ausfall die wichtigsten formellen Aufgaben erledigt, rücken die täglichen Arbeiten wieder in den Mittelpunkt. Dabei ist es für die Familie und auch für den Betriebshelfer sehr hilfreich, wenn es eine Übersicht über die anfallenden Arbeiten und deren Durchführungsweise gibt. Eine detaillierte Darstellung kann im ersten Moment überzogen erscheinen, jedoch sollte man sich immer in eine Person hineinversetzen, die das erste Mal auf dem Betrieb tätig wird. Damit die einzelnen Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge erledigt werden und nichts vergessen wird, haben sich Checklisten bewährt.

Auch an den Ernstfall denken

Der Betriebsleiter sollte nicht nur Vorkehrungen für einen vorübergehenden Ausfall treffen, sondern sich auch mit dem dauerhaften Ausfall seiner Arbeitskraft durch Krankheit oder Tod auseinandersetzen und klare Regelungen treffen, um den Betrieb sicherzustellen. Dazu zählt schon in jüngeren Jahren ein Testament, um die Familie abzusichern. Sämtliche rechtliche Schriftstücke, wie Hofübergabevertrag, Ehevertrag usw. sollten gesammelt, gesichert abgelegt und die Ablage im Notfallordner dokumentiert werden.

Die Mitarbeiter der sozioökonomischen Beratung der LWK Niedersachsen bieten ihre Unterstützung bei der Erarbeitung des Notfallhandbuchs an. Sie helfen, auf jede Besonderheit des Betriebes einzugehen und mögliche Schwachstellen in der Absicherung aufzudecken.

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