Der 26-Jährige hat die Wirtschaftlichkeit digitaler Systeme mit handschriftlicher Dokumentation verglichen. Im Unternehmen seiner Eltern in Köfering, Landkreis Amberg-Sulzbach, Oberpfalz, hat er die Erfahrung gemacht, dass es sehr zeitintensiv ist, Aufträge und Arbeitszeiten handschriftlich zu erfassen. Dafür sind bei ihm zwei Arbeitskräfte nötig.
Die Gründe sind vielfältig. Durch mehrmaliges Übertragen der Daten schleichen sich Zahlendreher ein. Oder einige Handschriften sind schlecht leserlich. Das führt zu Fehlern in der Rechnungserstellung und auch bei der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter.
Zum Vergleich parallel gearbeitet
Metschl hat darum verglichen, ob die Mehrkosten fürs Anschaffen, Einrichten und Pflegen eines digitalen Erfassungssystems geringer sind als der zeitliche Mehraufwand einer handschriftlichen Datenerfassung.
Als Grundlage hat er dabei beispielhaft einige im Lohnbetrieb angebotenen Dienstleistungen genutzt: die Maisaussaat, die Grasernte, die Getreide- und Strohernte sowie die Maisernte. Dabei hat er betriebsüblich handschriftlich gearbeitet und parallel zum Vergleich dazu alles mit der Software Agrarmonitor dokumentiert.
Für Lohnunternehmen und Maschinenringe
Dabei hat er die Zeiten gemessen, die nötig sind von der Auftragsdokumentation beim Kunden bis hin Kontrolle und Rechnungsstellung. Dazu kam das Erfassen der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
Auf Basis der gemessenen Zeiten hat Metschl den Zeitbedarf für ein Jahr hochgerechnet. Als Ausgangsdaten dienten dabei die Auftragsdaten aus den vergangenen fünf Jahren. So hat der Agrarservice-Meister ermittelt, welcher Zeitbedarf für eine manuelle im Vergleich zur einer automatisierten Dokumentation in einem Jahr nötig wäre.
Mit Vollkosten gerechnet
Die Ergebnisse hat er für eine Vollkostenrechnung herangezogen. Dabei hat Markus Metschl die Kosten für Hard- und Software sowie Arbeitserledigung gegenübergestellt. Dabei ergab sich mit der Software ein Kostenvorteil von rund 299 Euro pro Jahr und 43 Arbeitsstunden pro Jahr im Vergleich zur händischen Aufzeichnung.
Auf den Gesamtbetrieb hochgerechnet lag der Kostenvorteil der Dokumentationssoftware bei 607 Euro pro Jahr und 87 Arbeitsstunden/Jahr. Die Kostenersparnis entspricht etwa zwei Regelarbeitswochen.
Digital klappt die Arbeit besser
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| digital | manuell |
| Arbeitszeit detailliert erfassen | + | - |
| erledigte Arbeiten rückverfolgen | + | - |
| Handling: Aushilfen unterweisen | - | + |
| Mitarbeiter schulen | - | + |
| Aufträge genau erfassen | + | - |
| Zuteilen zu einzelnen Kostenblöcken | + | - |
| Flottenmanagement | + | - |
| zum Feld navigieren, Weg beschreiben | + | - |
| Dauer, Auftragsdaten ins Büro zu senden | + | - |
| Zeitaufwand Kontrolle Rechnung stellen | + | - |
| Zeit Kontrolle Arbeitszeit abrechnen | + | - |
| Missverständnisse schlecht lesbare Schrift | + | - |
| verlorene Auftragsscheine | + | - |
| Fehler bei zu erfassenden Kennzahlen | + | - |
| Anschaffungskosten/ Benutzungskosten | - | + |
| flexibel bei kurzfristigen Neukunden | - | + |
| Zeitaufwand Ersteinrichtung | - | + |
| Akkulaufzeit (Stromquelle) | - | + |
Digital dokumentieren mit weiteren Vorteilen
Neben geldlichen Vorteilen und eingesparter Arbeitszeit bietet automatisierte Dokumentation weiterte Vorteile. Sie wird einfacher, weil sich auch Aushilfen im Büro in die komplexe Arbeitszeiterfassung und Rechnungstellung einbinden lassen. Das senkt Verwaltungskosten.
Weiter erfasst digitale Dokumentation Nebenzeiten für Reparaturen oder Fahrzeiten zum Kunden besser. Auch ist eine Nachkalkulation der Aufträge im digitalen System möglich. Das ist bei manueller Aufzeichnung mit stark erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Metschl: „Die Vorteile eines digitalen Systems überwiegen daher die Kosten der Anschaffung.“
